En toda negociación se pueden distinguir tres fases diferenciadas, todas
ellas igualmente importantes, lo que hace que sea muy importante
reconocerlas para mejorar la eficacia de las negociaciones.
1.
Preparación
2.
Desarrollo
3.
Cierre
La preparación
La preparación es
el periodo previo a la negociación
propiamente dicha y es un tiempo que hay que emplear en buscar información y en definir nuestra
posición:
Recopilar toda la
información pertinente sobre
nuestra oferta, sobre nuestros competidores y sobre la empresa con la que vamos
a negociar.
Definir con precisión nuestros objetivos,
la estrategia que vamos a utilizar y las tácticas que vamos a emplear.
También hay
que contactar con aquellos
departamentos de la empresa a los que les pueda concernir esta
negociación con objeto de informarles y unificar criterios.
Hay
que conocer con exactitud nuestro
margen de maniobra: hasta dónde podemos ceder, qué tipo de acuerdos
podemos firmar y qué otros requerirán autorización de los órganos superiores.
Casi tan importante como el propio encuentro con la
persona, ya que hay que establecer los objetivos que se van a conseguir, se
pensará qué es lo que se va a exigir teniendo en cuenta de qué se puede
prescindir, se busca toda la información posible de la otra parte y de aquello
que se va a tratar y se diseñan las estrategias y acciones que permitirán
llegar a estos objetivos en la reunión final
El desarrollo
El desarrollo de la negociación
abarca desde que nos sentamos a la
mesa de negociación hasta que finalizan las deliberaciones, ya sea con o
sin acuerdo.
Es la fase
en la que ambas partes intercambian
información (definen sus posiciones), detectan las
discrepancias y tratan de acercar posturas mediante concesiones.
Su duración es indeterminada, requiriendo
frecuentemente altas dosis de paciencia.
Por lo general no es conveniente precipitar acontecimientos, siendo preferible
esperar a que las ideas vayan madurando.
Es el momento del cara a cara en que ambas partes indican sus opiniones
y hacen sus exigencias, de manera que cada parte intenta convencer a la otra de
su posición, razonando que no discutiendo. La discusión ha de ser calmada, sin
alzar la voz, sin nervios.
Una vez discutidas
ambas posturas, es el momento de poner las propuestas sobre la mesa, de hacer
la oferta. En este momento es cuando se pide lo máximo que se quiere conseguir,
al igual que hace la otra parte, renunciando a algo para que la otra parte se
encuentre satisfecha y acepte el acuerdo, pero sólo renunciando a aquello que
se pueda prescindir y que ya se haya planificado en el momento de la
preparación.
La negociación no
se basa en conseguir lo que se quiere al momento, sino en renunciar parte de lo
que se quiere para conseguir la mayoría de lo que se esperaba.
El cierre
El cierre de la negociación puede
ser con acuerdo o sin él.
Antes de dar por
alcanzado un acuerdo hay que cerciorarse
de que no queda ningún cabo suelto y de que ambas partes interpretan de igual
manera los puntos tratados.
Una vez cerrado
hay que recoger por escrito todos
los aspectos del mismo. Es frecuente que en este momento las partes se relajen
cuando, justo al contrario, conviene estar muy atentos ya que en el documento
se tienen que precisar muchos detalles que hasta ese momento probablemente
apenas se hayan tratado.
Por ejemplo,
cláusulas de incumplimiento, indemnizaciones, prórrogas tácitas o expresas,
jurisdicción pertinente, etc.
Un
malentendido que no se detecte a tiempo o una cláusula del contrato que quede
ambigua puede dar lugar el día de mañana a una disputa legal.
La negociación también puede finalizar con
ruptura y aunque no conviene precipitarse a la hora de tomar esta
decisión, es una posibilidad que conviene contemplar cuando se negocia.
Más vale no firmar un acuerdo que firmar un mal acuerdo.
Por último,
señalar que una vez que finaliza
la negociación conviene analizar con sentido crítico cómo se ha desarrollado,
detectando aquellos aspectos que conviene mejorar.
La
negociación es un arte que exige un aprendizaje permanente.
Cada
negociación es un ensayo general de la siguiente.
Es el
momento en que se ha llegado a un acuerdo y se establecen las bases para
aceptar y llevar a buen puerto ese acuerdo, aunque si algo falla es el momento
de renunciar al acuerdo.
